Améliorer la gestion du temps de travail est un des moyens d’accroitre son efficacité et vaincre la procrastination. Mais, il ne s’agit pas pour autant de « faire plus, dans le même temps ». Bien au contraire, cherchons plutôt à « faire mieux dans un temps plus court ». Remettons ensemble les pendules à l’heure…

COMMENT AMÉLIORER LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

Le temps est précieux. On en manque toujours. Qui n’a d’ailleurs jamais souhaité que les journée fassent plus de 24 h ? Et c’est d’autant plus vrai lorsqu’on se lance dans des activités parallèles à son travail. Que se soit pour monter une activité complémentaire, s’occuper de ses finances ou autres… améliorer la gestion du temps de travail devient rapidement primordial si l’on ne veut pas être très vite débordé. Oui mais comment ? Parce que, qu’on le veuille ou non, les journées font bien 24 h. Pas une de plus. Voici donc différentes méthodes pour optimiser son temps.

La gestion du temps qu’est-ce que c’est ?

La gestion du temps de travail

Si la gestion du temps concerne l’utilisation de son temps personnel, la gestion du temps de travail est une discipline qui vise à augmenter sa productivité personnelle pour une ou des tâches à accomplir. Ces dernières peuvent se situer dans le cadre de son emploi ou dans celui d’un projet plus personnel.

Qu’est-ce qu’une bonne gestion du temps de travail ?

Que se soit dans le cadre personnel ou celui de son emploi, obtenir une « bonne » gestion du temps de travail c’est réussir à avoir la meilleure efficacité et la meilleure qualité de résultat dans le laps de temps le plus court possible. En d’autre termes pour améliorer la gestion du temps de travail, il ne faut pas forcement chercher à « faire plus, dans le même temps ». Au contraire il s’agira de « faire mieux dans un temps plus court ». C’est-à-dire trouver des systèmes qui permettront de faire plus vite et d’une meilleure façon les choses.

Concrètement comment améliorer la gestion du temps de travail

En fait, améliorer la gestion du temps de travail n’est pas si compliqué que ça. De la même façon, il n’est pas utile de s’appuyer sur des outils high-tech ou à la mode pour optimiser ce temps. Il suffit simplement de mettre en place de petites habitudes qui auront beaucoup plus d’impact tout en étant moins gourmandes en énergie.

En d’autres termes l’objectif peut se réduire à trois points essentiels:

– Prendre moins de temps pour une tache ;

– Dépenser moins d’énergie pour celle-ci ;

– Améliorer le résultat global.

Faire le ménage

La première action à faire consiste à effectuer un grand ménage dans vos activités. Posez-vous cette question : combien d’actions faites vous par jour qui ne sont pas forcement utiles ?

Alors, évidemment, dans une journée il n’est pas possible d’effectuer seulement des actions « utiles » (et encore faudrait-il définir ce qui est « utile »). Par contre, il y a sans doute des activités que vous n’êtes pas obligé de faire ou pour lesquelles vous prenez beaucoup plus de temps qu’il n’en faudrait.

Dans un premier temps ( ! ) listez les grands moments de votre journée. Une fois fait, « zoomer » sur chacune de ces grandes parties afin d’en retirer des « grandes » activités. Éventuellement, vous pouvez descendre encore plus bas dans la hiérarchie des domaines d’actions, mais ce n’est pas forcement utile.

Une fois cette étape réalisée, posez-vous, pour chacune d’entre elle, sincèrement cette question :

« Cette tâche ou action et est-elle vraiment nécessaire pour moi ou pour le projet sur lequel je travaille ? »

Bien évidemment, l’idée n’est pas de faire disparaître les activités qui ne sont pas entièrement liés à vos projets. Mais vous allez sans doute vous rendre compte que certaines ne sont pas indispensables du tout. D’autres ne nécessitent pas forcement une attention quotidienne et pourraient être regroupées sur un seul moment de la semaine, etc. Bref, que des adaptations possibles.

Le simple fait de lister ces activités et d’en éliminer quelques unes (ou même juste une seule) va déjà vous permettre de gagner un temps considérable et donc d’ améliorer la gestion du temps de travail.

Une fois cette étape réalisée, voyez si les modifications apportées « fonctionnent ». Laissez -vous une période d’adaptation avant de passer à la phase suivante.

Un emploi du temps efficace

Car oui, l’emploi du temps est l’outil indispensable pour améliorer la gestion du temps de travail. Il permet (entre autres) de planifier votre journée, d’assigner des niveaux d’importances aux grandes activités, sert de guide, d’élément de cadre etc.

Pour le créer, rien de plus simple. En fait, il vous suffit de reprendre les grands moments de votre journée et de les replacer dans un ordre logique (pour vous). Certaines activités se placeront d’elles même (comme le petit déjeuner, par exemple). D’ailleurs, les éléments comme les repas, la toilette ou même votre travail (et le temps de transport pour s’y rendre), seront les premières pièces à caler dans votre emploi du temps.

Une fois que ces « modules » se seront naturellement placés, ajoutez les activités restantes. Ensuite chacune de ces grandes phases pourra elle-même être découpée en éléments plus petits.

Votre emploi du temps sera ainsi quasiment prêt et servira, déjà, de guide pour votre journée. Pour autant, il reste encore deux moments à ajouter pour obtenir une organisation du temps de travail efficace : l’objectivation et… les pauses !

La nouvelle organisation de votre temps de travail

L’objectivation

L’objectivation est le moment où vous décider de la tâche suivante à accomplir. Mais aussi la façon dont elle va être accomplit. Vous pouvez également vous rappeler en quoi elle est importante pour vous, ce qui mobilisera aussi votre motivation.

La phase d’objectivation se place donc directement au début de chaque tâche ou activité. Elle peut prendre entre 1 et 5 minutes mais ne doit pas être négligée. En effet, cette action supplémentaire permet souvent de gagner énormément de temps sur la suite. Elle évite aussi de trop se disperser… surtout lorsqu’on l’on a un emploi du temps chargé ou de nombreuses choses à faire.

C’est aussi durant cette phase que vous allez décider du temps donné à l’activité (nous y reviendrons plus loin) et éventuellement de l’incentive de fin de tâche.

De la même façon, vous pouvez vous donner un petit temps de réflexion dès que l’activité est terminée. D’une part, cela marquera « officiellement » la fin d’une tâche, ce qui permettra à votre esprit de « clore » le dossier. D’autre part, l’analyse de ce qui a été fait permet de cristalliser l’expérience acquise afin de mieux pouvoir la mobiliser pour une tâche semblable ultérieurement.

Les temps de pause

Placer des temps de pause réguliers et tout aussi important pour améliorer la gestion du temps de travail. Cela peut sembler paradoxal d’ajouter des moments d’inactivités pour gagner du temps mais… ça marche. En fait, ces coupures, de 5 à 10 minutes maximum, vous permettront de récupérer et remobiliser de l’énergie. Elles vous redonnerons aussi la concentration et la motivation nécessaire pour la tâche suivante.

Par contre, il s’agit ici de véritable rupture. Donc pas de jeux video, pas de passage sur les réseaux sociaux, pas d’écran, pas de smartphone, etc. Bref pas d’activités qui, au final, ne rechargerons certainement pas vos batteries. Allez prendre l’air, lisez un chapitre d’un livre, prenez un café en regardant dehors ou faites même… une micro-sieste, si vous le pouvez mais déconnectez complètement de votre travail.

Encore mieux gérer son temps de travail

A ce point vous devez donc avoir un emploi du temps assez précis avec, pour chaque activités, une phase d’objectivation avant, une phase d’analyse après. Eventuellement, la tâche ou activité sera suivie d’une petite pause pour décompresser et recharger les énergies. Mais comment optimiser cette activité pour améliorer la gestion du temps de travail ?

L’une des approches les plus simples et les plus efficaces (du moins à mon avis) et celle basée sur la méthode Pomodoro.

Il s’agit, grossièrement, de temporaliser la durée d’une tâche à accomplir. En d’autres termes, vous allez décider d’un temps au bout duquel l’activité doit être fini.

Globalement, elle à deux avantages :

– Elle vous oblige à finir quoi qu’il arrive. Vous avez donc une dead-line.

– Elle vous amène aussi à ne pas passer trop de temps sur celle-ci.

On pourrait reprocher à cette méthode de ne pas obtenir de résultats « parfaits » puisque vous travaillez dans une sorte d’urgence. Mais justement, obtenir des résultats parfait n’a, en fait, aucun sens. Sans rentrer dans les détails, c’est essentiellement parce que le temps supplémentaire passé sur une activité ou une tâche pour la fignoler ne produit, le plus souvent, que des bénéfices marginaux.

Pour ma part, j’ai pu constater la réalité de cette méthode en testant ça, notamment sur les articles publiés sur ce blog. J’ai donc écrit certains posts en me donnant un temps impartit. Puis j’ai fait la comparaison entre ces versions avec dead-line, et celles obtenues en ajoutant un temps supplémentaire pour retravailler le texte. Au final, 1 heure de travail en plus n’ont amené que 5 % de modification sur le texte. Autant dire que ce temps ajouté n’apporte pas grand-chose, si ce n’est… une perte de temps !

Pour remettre les pendules à l’heure

Mettre en place ces quelques outils vous prendra certainement quelques semaines, voire quelques mois. Et oui, car même s’il s’agit d’ améliorer la gestion du temps de travail et surtout de gagner du temps, il faut aussi du temps pour que les habitudes s’installent, se mettent en place. De plus, comme tous les outils, ceux-ci demandent à être adapté à votre façon de travailler et à votre propre emploi du temps. Mais si vous vous attachez à initier cette forme d’organisation, vous obtiendrez rapidement des résultats concrets et efficaces.

Alors, comprenez, essayez et n’hésitez pas à donner vos résultats dans les commentaires.