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S’organiser et Gérer

COMMENT FAIRE SON EMPLOI DU TEMPS ?

Un agenda ou planning papier.

L’efficacité personnelle passe par une meilleure organisation de son travail mais également de l’ensemble de nos activités. Et pour cela rien de tel que le bon vieux planning personnel. Mais encore faut-il le faire correctement. Alors voici comment faire son emploi du temps, de façon simple. Après ça vous deviendrez le roi de la planification.

EFFICACITÉ PERSONNELLE : COMMENT FAIRE UN EMPLOI DU TEMPS ?

Un ami à moi a décidé, il y a quelques temps de perdre du poids. Pour cela, il n’y a pas 36 solutions : diminuer les quantités de nourriture et augmenter son activité physique. Mais pour lui – même si contrôler ses repas ne lui paraissait pas bien compliqué – trouver, par contre, du temps pour faire du sport l’était beaucoup plus. Effectivement, entre son emploi et les temps de trajet pour s’y rendre son amplitude horaire ne semblait pas lui permettre de caser une quelconque activité sportive. Pourtant, il y est parvenu sans avoir besoin de se lever plus tôt, ni de se coucher plus tard d’ailleurs. Mieux : fondamentalement ses journées n’ont quasiment pas bougées. Alors comment a t-il réussi cet exploit ? En gérant et en maximisant son planning. Voici comment.



Qu’est-ce qu’un planning et qu’est-ce qu’un emploi du temps ?

L’emploi du temps est un des outils du processus de la planification qui va permettre d’établir l’enchaînement logique de taches ou d’activités et les repartir dans le temps. Bien que lorsqu’on parle d’emploi du temps, on pense immédiatement « journée » (comme pour l’emploi du temps scolaire), en réalité il peut être conçu de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou même annuelle.

Le terme de « planning » lui est souvent adjoint. En fait, emploi du temps et planning sont synonymes mais ne concerne pas les mêmes sujets. L’emploi du temps sera plutôt lié à une personne alors que le planning concerne plutôt les projets. En réalité, la différence entre les deux est assez subjective et on peut employer l’un pour l’autre sans aucun problème.

Oui, mais quelle différence entre planning et rétroplanning allez vous me dire ? Concrètement… il n’y en a pas ! Ou plutôt, s’il y en a une, elle réside essentiellement dans le mode de réalisation ou de création. Là où dans le planning on va lister les tâches à réaliser pour un projet ou un objectif, le rétroplanning va les ancrer un peu plus dans une temporalité précise en leur donnant une durée de réalisation. A partir de là, on peut aboutir à une date fixe où le projet – ou une partie du projet – devrait être terminé : la « deadline ».

Quoi qu’il en soit, quelque soit le terme utilisé il s’agit avant tout d’un programme d’organisation qui n’a qu’un seul objectif : organiser son temps et son travail !

Pourquoi faire un planning ?

Effectivement, l’organisation du temps de travail va permettre d’accroitre son efficacité.

Mais si l’on s’en tient à cette seule approche il suffit d’avoir une liste de tâches à accomplir (la fameuse « to do list ») puis ensuite, de les exécuter les unes derrière les autres. Alors dans ce cas pourquoi réaliser un planning ?

Et bien d’une part faire un planning va vous permettre de gagner du temps en replaçant les tâches à exécuter dans un ordre logique. Effectivement, que se soit pour un projet ou plus simplement pour votre organisation personnelle, il existe des actions à accomplir qui doivent impérativement être faite l’une avant l’autre.

Vous voulez un exemple tout simple ?

Facile !

Si vous avez pour habitude de faire régulièrement du sport, vous prenez votre douche avant ou après ?…

L’activité physique ayant pour effet de vous faire transpirer, si vous vous faites un emploi du temps personnalisé vous placerez sans doute la douche après votre séance de sport, car faire le contraire serait contreproductif. CQFD…

Le planning… ou comment s’organiser

L’exemple donné ici peut vous sembler évident, mais parfois, en fonction des projets, des tâches ou autre ce n’est absolument pas le cas. La mise en place d’un planning ou d’un emploi du temps vous permettra d’agencer les différentes phases de travail ou d’actions en fonction d’une logique bien plus performante. Un planning d’actions vous oblige ainsi à vous projeter dans le futur et à vous poser un ensemble de questions que vous auriez sans doute laissées de côté sans lui :

Quelle action doit être la première ?

Quelle tâche doit être accomplit avant telle autre ?

Ai-je toutes les ressources nécessaires pour accomplir une tâche ?

Une aide sera elle utile ?

Quelles informations sont nécessaires pour accomplir telle action ?

Etc.

L’emploi du temps peut, par ailleurs, vous permettre de maximiser votre journée d’activités. Et d’ailleurs pourquoi créer un planning si ce n’est, justement, pour arriver à l’organisation la plus efficace possible de votre journée de travail ? En cela c’est un outil simple et puissant pour structurer votre quotidien ou planifier sur du plus long terme.

Établir un emploi du temps à la journée

Vous vous rappelez l’exemple de l’introduction ? Le plus simple pour mon ami aurait été de placer ses activités sportives en fin de semaine, durant le week-end. Mais dans ce cas il aurait été obligé de décaler voire supprimer d’autres occupations… ce qu’il ne désirait absolument pas !

Il a donc mis sur le papier l’ensemble de ses activités, chacune avec des tranches horaires précises, afin d’avoir un visuel sur ses journées. Il a pu ainsi voir où se trouvait les « creux » dans son emploi du temps.

Trajet, temps de travail, pause repas, ablutions… tout a été listé puis replacé sur un emploi du temps quotidien, ce qui a permis d’obtenir une journée type. Il a ensuite reproduit le même schéma pour l’ensemble de la semaine afin de voir si chaque jour ressemblait au précédent. Il y a inclus les week-ends, avec les occupations spécifiques pour obtenir un planning hebdomadaire précis. Une fois ce tableau global sous les yeux, il a alors découvert un défaut dans sa semaine de travail…

Comment faire un emploi du temps  ?

Pour pouvoir faire un programme d’organisation le mieux est d’avoir un agenda ou un calendrier car il permettra d’avoir un emploi du temps personnalisé au mois, à la semaine, à la journée et d’y noter sa propre planification horaire.

Qu’il soit électronique ou papier, le plus simple est de travailler à l’aide d’un agenda qui vous servira de grille de travail. Vous pouvez également effectuer votre brouillon de planning sur du papier libre. Cela vous permettra de modifier ou raturer à souhait votre modèle d’emploi du temps.

Ensuite pour apprendre à faire un planning suivez les étapes ci-dessous :

1 – Pour commencer faites une liste de l’ensemble des activités faites au quotidien, comme dans l’exemple ci dessus : emploi, temps de trajet, pause-repas, temps pour la toilette, activités de loisir ou sportive, tâches ménagères, etc… N’hésitez pas à inclure également les temps de relaxation ou de divertissement. Après tout, ils font également partie de votre quotidien. Evidemment, s’il s’agit d’un projet de travail, dans ce cas il vous suffira de remplacer les activités par les différentes tâches à accomplir.

2 – Dans cette liste, il y aura forcement des occupations à « horaires obligatoires », c’est à dire des éléments dont l’amplitude horaire et l’horaire lui-même vous sont imposés. Votre emploi en est le meilleur exemple, mais il y a certainement d’autres activités dont les horaires sont difficilement amovibles. C’est souvent le cas pour les activités de loisirs pratiquées en club. Cela dit, si différents horaires sont possibles, notez-les en option. Une fois ces activités repérées, il est facile de les placer dans votre emploi du temps…

3 – Vient ensuite les plages de temps liées à ces horaires obligatoires. Pour reprendre notre exemple des horaires de travail, il est évident que votre phase de trajet ou votre temps de transport sera directement lié à votre emploi. Vous comprendrez que le principe de la création d’un emploi du temps pour s’organiser consiste à placer ce qui est « obligatoire » avant de s’occuper du reste des occupations. A partir de cette étape, votre liste de départ doit, sans doute, s’être fortement allégée.

4 – Si votre liste contient peu (voir pas) de ces « activités imposées », il en existe certainement qui découle l’une de l’autre, comme un temps de trajet pour se rendre à une occupation de loisir par exemple. Cela vous permettra de rassembler certains éléments entre eux, avant de les placer dans votre planning et de créer de véritable « blocs d’activités » qui vous permettront de rassembler un ensemble de tâches semblables.

5 – Pour les occupations restantes, si elles ne rentrent dans aucun des cas décrits, il vous suffira alors de les placer sur les zones de « creux » ou rien n’est prévu.

Pour autant ces phases ne représentent que la première étape de la création de votre planning organisationnel. Il s’agit maintenant de le maximiser pour vous permettre de gagner le plus de temps possible.

Un emploi du temps quotidien maximisé

Dans le planning journalier de mon ami existait un laps de temps de 40 minutes entre le moment où il terminait sa journée de travail et le moment ou il pouvait prendre son train pour rentrer chez lui. Bien évidemment, vous vous dites certainement qu’il a placé sa séance de sport sur cette plage horaire et… vous vous trompez !

Bien au contraire ! Il a simplement négocié une pause repas plus longue de 30 minutes ! Et oui, pour gagner du temps… il en a pris plus !

Ainsi, après sa matinée de travail, il effectue sa séance d’activité physique dans une salle de sport proche, prend ensuite une douche puis une rapide collation (je vous rappelle que son objectif initial était de perdre du poids) avant de retourner travailler. Le soir, il finit, bien évidemment un peu plus tard mais n’attend plus pour prendre son train !

Ainsi, il ne s’est pas contenté de placer une activité supplémentaire dans un « trou » de son emploi du temps, mais a réussi à le remanier afin de le faire coller parfaitement à ses objectifs.

Comment faire un planning de travail efficace : Réfléchissez !

Réaliser son emploi du temps ne signifie pas simplement coller des activités dans des plages horaires disponibles. Loin de là, c’est l’occasion, au contraire de faire un véritable ménage sur votre façon de gérer votre temps de travail mais également votre temps tout court. Se demander comment créer un planning de travail va donc au-delà des blocs d’activités que vous pouvez établir et doit vous amener à une véritable réflexion sur votre façon de travailler. Pour cela, inspirez-vous de l’exemple donné tout au long de cet article : intervertissez des phases, séparez-en certaines et rassemblez-en d’autres.

Par exemple, n’y a t-il pas des activités que vous pouvez effectuer durant vos temps de transport ? Nous avons souvent, sans nous en rendre vraiment compte, des moments dans la journée qui peuvent être utilisés pour une seconde activité. Trajet en transport en commun, pause repas, temps d’attente, etc, autant de moment que nous pouvons employer de façon bien plus constructive et qui nous font gagner du temps ailleurs. Alors pourquoi ne pas en profiter et maximiser nos actions ?

Parfois, un simple ré-agencement peut vous permettre de gagner 30, 40 minutes voire même une heure sur votre journée.

Emploi du temps + organisation = gain de temps

En effet, les « petits » gains de temps que vous pourrez obtenir vont se cumuler les uns aux autres pour VOUS en donner un peu plus.

Gagner 10 minutes sur un ensemble d’activités peut vous sembler dérisoire ? Sur une semaine cela représente plus d’une heure. Sur un mois c’est presque 5 heures qui sont gagnées, sur une année plus de 60 ! Un temps précieux que vous pourriez utiliser à bien autre choses.

Dans nos sociétés modernes, le temps est une denrée précieuse. D’ailleurs nous disons plus que nous « n’avons pas le temps » plutôt que « nous avons pris le temps ». En matière de finance, si vous désirez prendre – enfin – en main votre argent, gérer son temps est la première chose que vous devez contrôler. En effet, comment comptez vous vous occuper sérieusement de votre patrimoine financier, de votre argent, de vos investissements si vous n’avez pas le temps pour ça ? Evidemment, il y a des méthodes pour gagner du temps pour certaines tâches par exemple pour faire ses comptes en moins de 15 mn ou autre mais dans tous les cas il s’agit néanmoins de prendre du temps pour son argent. Ne l’oubliez pas.

Comment faire un planning : les outils

Que vous vouliez faire un emploi du temps semaine , quotidien, mensuel ou même annuel, plusieurs possibilités s’offre à vous :

– Tout d’abord, rien ne vaut le bon vieil agenda papier . Simple, rapide, efficace. Honnêtement, c’est souvent la meilleure formule à adopter pour réaliser son planning.

– Evidemment, vous pouvez faire ça sur votre ordinateur ou sur votre smartphone à l’aide des fonctions agenda qui s’y trouve. Rien de tel pour avoir l’ensemble de son planning à porté de main en permanence.

– Si vous avez un côté créatif, depuis quelques années le « Bullet journal » (ou Bujo) est à la mode. Il s’agit, ni plus ni moins, d’un agenda multi-fonctions à personnaliser.

– Enfin si vous désirez vous faire votre propre emploi du temps journalier, votre planning pour la semaine, un retro-planning pour un projet ou un agenda convenant pour des tâches précises, l’application en ligne gratuite Canva propose un ensemble de nombreux modèles de plannings gratuits à télécharger … alors pourquoi s’en priver ?

Efficacité personnelle et emploi du temps

Et mon ami dans tout ça ? Et bien en apprenant comment faire un planning et en maximisant ce dernier, en quelques mois il a réussi à perdre du poids en se mettant au sport et sans que cela change son amplitude horaires d’activités ! Qui aurait pu penser qu’un simple remaniement d’emploi du temps pouvait produire de tels résultats ?

Savoir comment faire un emploi du temps est un moyen de reprendre le contrôle de ses journées ou de son temps libre. S’organiser c’est aussi avoir la capacité à ménager du temps que l’on utilisera pour soi même ou pour ses projets personnels. En effet, on ne se rend pas bien compte du temps qui est perdu par une mauvaise gestion de sa planification individuelle. Tous ces moments dépensés représentent, au final, des pans entier de votre vie qui sont consommés « gratuitement ». Raison de plus pour les gérer au travers d’un planning de travail et apprendre comment faire son emploi du temps !

Et vous, utilisez-vous un emploi du temps ou un planning pour vous organiser ?

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