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S’organiser et Gérer

QUE FAIRE POUR GAGNER DU TEMPS AU QUOTIDIEN ?

Gagner du temps au quotidien. Un chronomètre à gousset.

Comme beaucoup de personnes vous aimeriez que les journées fassent plus de 24 heures ? Ainsi vous auriez des plages de temps plus longues et faire plus de choses. Sauf que ce n’est peut être pas la solution. Peut-être vaut-il mieux gagner du temps au quotidien. Ou alors, au lieu d’essayer de gagner du temps, évitons d’abord d’en perdre. Alors éliminons les sources de distractions une à une…

EFFICACITÉ : GAGNER DU TEMPS AU QUOTIDIEN

Gagner du temps au quotidien est une préoccupation partagée par de nombreuses personnes. Que se soit pour gagner en efficacité, améliorer son organisation ou sa productivité personnelle, dans le domaine du travail ou dans sa vie privée, nous cherchons tous à « avoir plus de temps ». Paradoxalement, les journées sont à la fois trop courtes… et trop longues ! Mais peut être que la réelle question n’est pas d’essayer de gagner du temps. Peut-être vaudrait-il mieux s’organiser pour éviter de perdre du temps ! Vous ne croyez pas ? Alors, attardons nous ensemble sur les moyens de gagner du temps dans sa vie… Pour cela, voyons ensemble, dans une première partie qu’elles sont les grandes sources de perte de temps, avant d’envisager, dans une deuxième partie, les solutions possibles.



Les distractions à la source des pertes de temps

Que se soit au travail ou dans l’espace privé, nous sommes régulièrement interrompue : téléphone, mail, réseaux sociaux, etc. L’interruption est même la pire ennemie de la productivité au travail. Dans les années 50 l’économiste suédois Sune Carlson  avait même déterminé que les cadres étaient dérangés dans leur travail en moyenne toutes les 20 minutes. Aujourd’hui on est passé à une interruption toutes les 12 minutes ! Parallèlement, on pense que l’utilisateur moyen consulterait son téléphone portable près de… 150 fois par jour ! Difficile de rester concentré sur une tâche après ça. Surtout que plus l’interruption est longue, plus il faudra de temps pour se remettre à effectuer l’activité que nous venons d’arrêter.

De ce fait éviter les interruptions ce n’est pas seulement gagner du temps au quotidien ou au travail mais bien gagner du temps dans la vie !

En prenant un peu de recul, il est possible de classer ces interruptions en deux grands groupes :

Les interruptions extérieures. Ce sont toutes les sollicitations qui vous mettent en relations avec quelqu’un d’autre : collègue de travail, conversation téléphonique, sms, mails… En général, se sont souvent des interruptions liées à une forme de communication.

Les distractions matérielles. Là c’est plutôt « quelque chose » qui vous amène à interrompre votre activité. Cela peut aller à la furieuse envie de faire une partie de Candy Crush, une video sur Youtube ou… votre ordinateur qui tombe en panne.

Il est aussi possible de réaliser une classification un peu plus précise (comme par exemple dans cet article de Beeye « Comment gérer les interruptions au travail ») Mais à ce stade, une séparation en deux groupes est largement suffisante pour trouver des solutions à notre temps non productif et ainsi gagner du temps au quotidien .

Que faire pour gagner du temps ?

Maintenant que nous connaissons les grands groupes d’interruptions et de distractions possibles il nous reste à voir ce que nous pouvons faire pour les éviter ou du moins les amoindrir. Gagner du temps au quotidien passe, effectivement par une meilleure gestion de cet ensemble interférence. Mais quelques règles et principes simples permettent de réduire leur impact, à défaut de les éliminer.

D’abord, faites en sorte d’éviter les distractions. Créez vous une sorte de « bulle de travail ». Ranger votre bureau, votre lieu de travail ou votre ordinateur de telle façon que le moins possible de distractions extérieures ne puissent vous détourner de vos tâches. Donc pas de radio ou de télévision allumées durant votre travail. Vous pourrez ainsi être mieux concentré sur ce que vous faites. Et si vous avez tendance à surfer facilement sur internet sans en avoir véritablement besoin, il existe de petits logiciels qui permettent de bloquer l’accès à certains sites. Un bon moyen de rester focalisé sur ce que l’on fait. Vous pouvez essayez SelfRestraint pour Window, StayFocusd pour Google Chrome et enfin LeechBlock pour Firefox.

Ensuite, il est temps de stopper le flux d’information continue. Alors désactivez les notifications de tous vos réseaux sociaux, que ce soit sur votre ordinateur comme pour votre portable. En effet, ce sont des activités qui sont extrêmement chronophage. Vous réagissez à un tweet puis à un autre, vous regardez le fil d’actualité de vos contacts Facebook, etc. et vous perdez du temps… beaucoup de temps. En France c’est, en moyenne, 1 h 20 par jour qui est perdu sur les différents réseaux, que se soit Facebook, Twitter, Instagram ou encore Snapchat. Limiter leur utilisation et ce sera autant de temps passé à faire quelque chose de plus productif ou plus intéressant.

Par extension, si vous êtes abonnés à des newsletters ou si vous recevez des flux RSS, vous pouvez d’abord en faire le tri, pour ne conserver que les plus importants ; ensuite, réservez leur lecture à des moments de « détente » ou des moments de manque de concentration (après la pause déjeuner par exemple).

Dans la même veine, éteignez simplement votre portable, ne regardez pas compulsivement votre boîte mail, bref, restreignez les possibilités de sollicitations offert par la plupart des moyens de communications modernes. Vous gagnerez un temps fou.

Si vous appliquez à ces quelques principes ceux de l’article « Comment améliorer la gestion du temps de travail », votre productivité s’en trouvera multipliée.

Vers une meilleur gestion du temps de travail

A partir de ces principes, il est possible d’optimiser encore le processus pour gagner du temps dans sa journée. Vous pouvez ainsi séparer les taches à accomplir en deux ensembles :

– celles nécessitant de la communication, que l’on pourrait qualifier de « tâches ouvertes ».

– celles ne nécessitant pas de la communication, que l’on pourrait qualifier de « tâches fermées ».

En fonction de vos priorités quotidiennes, vous allez alors vous concentrer sur l’un ou l’autre des types de tâches. Ainsi, si vous commencez par les tâches fermées, c’est à ce moment que vous éteindrez votre portable, ne regarderez pas vos mails, refuserez les sollicitations de vos collègues, etc. Ainsi vous pourrez consacrer votre temps de travail total.

Ensuite, dans un second temps, vous pouvez passer aux tâches ouvertes et rallumez vos appareils. Mais là aussi avec un peu de méthode. Un bon moyen de gagner du temps est de rassembler toutes les activités d’un même type. Par exemple, vous lisez et répondez à tous vos mails, rédigez et envoyez ceux qui vous sont nécessaires ; etc. Ensuite vous pouvez passer au coup de téléphone. Vous listez alors ceux qui sont nécessaires puis… vous appelez !

Emploi du temps et blocs d’activité

Et si vous fonctionnez sur la base d’un emploi du temps journalier, le système s’y intègre également. Ainsi pour chaque bloc d’activité que vous avez repéré et listé, vous pouvez le séparer en deux phases : celles des tâches fermées puis celles des tâches ouvertes. Ou inversement, bien sur, en fonction de vos priorités.

Gagner du temps au quotidien : est-ce si difficile ?

Si gagner du temps de travail consiste à faire plus en un temps plus court, il ne s’agit pas pour autant de se donner une cadence infernale pour finir fatigué, stressé et insatisfait. Il s’agit plus de s’organiser et savoir gérer les priorités. Eliminez les distractions (comme les réseaux sociaux par exemple), séparez les grands types d’activités et rassemblez les tâches qui se ressemblent permettent de gagner plusieurs heures dans une semaine de travail.

Et vous quelles sont vos méthodes pour gagner du temps au quotidien ?

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