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S’organiser et Gérer

15 ASTUCES POUR AMELIORER SON ORGANISATION PERSONNELLE

Organisation personnelle. Une main traçant une architecture sur un tableau noir.

« Je ne sais plus par quoi commencer », « Je n’arrive pas à m’organiser », combien de fois prononçons-nous ce genre de phrases ? Mais plus qu’un problème d’organisation, il s’agit souvent d’un ensemble de petites choses et de petites habitudes qui nous font perdre beaucoup de temps, diminuent notre performance et nous donnent cette impression d’avoir couru toute la journée et de n’avoir rien fait ! Voici donc 15 conseils pour améliorer son organisation personnelle, gagner du temps et augmenter sa productivité au travail.

ORGANISATION PERSONNELLE ET GESTION DU TEMPS

15 ASTUCES POUR DEVENIR PLUS EFFICACE

Vous arrive t’il de vous presser toute la journée et pourtant d’avoir la sensation de n’avoir rien fait ? De ne pas avoir eu un moment pour souffler tout en aillant l’impression d’avoir été totalement inefficace ? De ne pas avoir avancé sur vos projets ? De ne pas avoir remplie vos objectifs? De ne pas être bien organisé et de perdre du temps ? En effet, organisation personnelle et gestion du temps vont de paire. Mieux s’organiser permet de mieux maitriser le temps, SON temps et donc d’en gagner. Mais rassurez-vous, ce!a s’apprend ! Mieux, il suffit, parfois, d’appliquer un certain nombre de principes assez simples pour voir augmenter sa productivité, ses performances et pour travailler de façon plus rapide et efficace ! Je vous propose donc 15 méthodes simples qui vont vous permettre d’améliorer grandement votre organisation personnelle et professionnelle. Mais avant ça, nous passerons, comme d’habitude, par une définition de l’ organisation personnelle et de sa corollaire, la productivité personnelle. Nous verrons ensuite des habitudes qui vous font perdre du temps chaque jour. Enfin nous mettrons en place ces 15 astuces vous permettant d’optimiser votre temps de travail.



Organisation personnelle définition

On peut définir, simplement, l’organisation personnelle comme l’ensemble des moyens, méthodes et outils mis en œuvre pour optimiser sa performance, son efficacité et par la même sa productivité dans le cadre d’une tache , d’un projet ou d’un objectif à accomplir. En résumé se sont tous les moyens permettant de gagner du temps tout en gardant un résultat qui soit supérieur à la moyenne. On peut encore le condenser en : travailler plus vite pour un meilleur résultat.

Expliqué de cette manière vous allez vous dire qu’il s’agit d’un joli discours marketing tout droit sorti d’un service de gestion des ressources humaines d’une grande organisation ! Et effectivement, lorganisation personnelle (ou l’ organisation du temps) a été avant tout pensé dans le monde de l’entreprise afin d’accroitre la productivité des salariés. Mais cela ne veut pour autant dire que l’on doit alors rejeter entièrement ses principes, surtout s’il s’agit de nos propres projets. Bien au contraire.

Mais pourquoi chercher à mieux organiser son travail ?

En fait, les principes et outils d’organisation du monde du management et de l’entreprise sont tout aussi valables dans votre sphère privée, que se soit pour effectuer plus vite vos taches quotidiennes ou pour travailler sur vos projets personnelles.

Car en effet, si vous êtes sur 1,2,3… Richesse pour apprendre à developper vos finances , votre patrimoine et donc votre richesse, il vous faudra sortir du fameux « metro-boulot-dodo » lié au travail salarié et donc mettre en place des projets et des actions, en dehors de celui-ci. Or, lorsqu’on a un emploi qui vous prend 8 à 10 h par jour (avec les trajets et la pause repas), il reste peu de temps… et d’envie à consacrer à son argent.

Sans organisation personnelle, votre temps de travail, déjà court, sera en plus limité par votre capacité à travailler,. Capacité elle-même liée à votre volonté. Et la volonté n’est qu’une réserve d’énergie mentale que vous avez déjà bien entamé avec votre journée de travail ! Il va falloir la compléter par de la motivation et cette dernière sera bien plus forte si, même en consacrant peu de temps à ses projets, on en voie rapidement les résultats.

Qu’est ce qui vous fait perdre du temps chaque jour ?

Il existe un certains nombre d’éléments qui nous font perdre beaucoup de temps chaque jour. On ne s’en rend pas forcement compte, mais l’ensemble de ces petites habitudes peuvent nous grignoter jusqu’à 2 heures quotidiennement. C’est énorme !!! Si vous désirerez vraiment accroitre votre productivité, maximiser et avancer sur vos projets alors le conseil d’organisation personnelle que je peux vous donner est celui-ci : l’efficacité viendra en identifiant et en éliminant ses « voleurs de temps ». Tout cela vous permettra de gagner beaucoup de temps au quotidien.

Voici donc six voleurs de temps classiques qui réduisent votre auto-efficacité :

  • Internet et les réseaux sociaux. Que se soit au quotidien ou au travail, c’est l’élément le plus chronophage pour votre organisation personnelle. C’est le facteur principal de linefficacité. Combien de temps, chaque jour, passez-vous sur Facebook, à répondre à des commentaires ou des twits- sur Twiter-, ou encore admirer des photos sur Instagram ?
  • Les nouvelles technologies. De façon générale, elles entraînent également d’énormes pertes de temps. Ordinateur, tablette ou smartphone font partie des éléments quotidiens qui nous détournent de ce que nous devons faire. Et ceux que se soit par le fait de pannes , de problèmes à résoudre ou de leur utilisation plus « ludique ».
  • Les réunions (de travail ou pas) inutiles. Combien de fois se retrouve t’on dans des réunions qui n’aboutissent à rien… ou à pas grand-chose ? Savez-vous que pour les réunions de travail 91 % des salariés ne font qu’y rêvasser? Et c’est la même chose dans la vie personnelle !
  • La procrastination: procrastiner est le fait de repousser à plus tard ce que l’on devrait faire à l’instant. Je pense qu’il est inutile d’expliquer en quoi ce phénomène entraine une perte de temps !
  • La mauvaise organisation du travail. En effet, sans un minimum d’organisation personnelle votre rendement sera fortement altéré. «  simple et efficace » doivent devenir vos mots d’ordre.
  • – Le travail lui-même !!! Oui, le travail lui-même nous fais perdre du temps… enfin, le travail prolongé. En effet, au-delà d’un certain seuil et d’un certain temps de travail (qui varie pour chacun), votre productivité décroît. C’est le principe du rendement décroissant. Si vous ne vous connaissez pas vous-même, vous risquez de passer ce seuil qui peut vous amener à faire de nombreuses erreurs dans vos taches et donc faire baisser votre propre productivité.

Vous vous en doutez, ce ne sont pas les seuls éléments qui vont vous faire perdre du temps et vous limitent dans vos taches. Mais se sont, au moins, les plus évidents. Et surtout les plus facile à contrer par le biais d’habitude, de stratégies et d’outils simples à mettre en œuvre. Voyons maintenant les 15 petites méthodes à appliquer afin d’accroitre sa propre productivité au travail ou au quotidien.

1 – Organisation personnelle  et renvironnement propice au travail

On a beau dire, mais l’environnement de travail va jouer énormément sur votre rendement et votre productivité. En effet, si ce dernier n’est pas adapté, un ensemble de petites taches supplémentaires risquent de s’additionner les unes aux autres et vous faire ainsi perdre beaucoup de temps. Mais avant cela, penser d’abord a avoir un lieu de travail personnel. Effectivement, si vous n’avez pas un endroit – aussi petit soit-il – que vous considérez comme votre « zone de projet », tout ce que vous allez faire s’avérera très vite très compliqué. Par exemple, vous est il déjà arrivé d’avoir à bricoler chez vous mais de ne pas avoir d’endroit pour le faire ou d’avoir vos outils à plusieurs emplacements car vous n’avez pas de rangement dédié ? Ca devient vite la galère, non ? Pour vos projets personnels, c’est exactement la même chose. Donc assurez-vous d’avoir un espace qui soit VOTRE espace de travail.

Et si c’est déjà le cas, adaptez-le afin qu’il réponde à vos besoins. Arrangez-vous pour avoir tout ce qui vous est utile à portée de main. N’hésitez pas, non plus, à veiller à son esthétique, cela entretiendra votre motivation. En effet, si votre lieu de travail vous rebute, il deviendra alors un obstacle de plus à franchir pour agir après une éventuelle journée de travail.

2 – Optimiser son organisation au travail : nettoyage par le vide

L’organisation personnelle passe également par l’élimination de tout ce qui peut vous gêner pour accomplir ce que vous considérez comme important ou essentiel. Ce « nettoyage par le vide » peut s’entendre de deux façons. Tout d’abord- et dans la lignée de l’astuce précédente – débarrassez-vous d’un maximum de choses sur votre espace de travail. Essayez d’avoir une zone la plus claire possible. Avoir, par exemple, un bureau encombré de papiers, de documents et de dossiers va vous donner l’impression que vous êtes déjà débordé. Ce qui va avoir une influence sur votre capacité de travail. De plus , un espace surchargé, vous fera perdre du temps dès qu’il s’agira de retrouver un document ou autre. Alors… faites un peu de rangement, votre productivité s’améliorera.

Par ailleurs, n’hésitez pas à faire également un grand ménage dans vos propres activités. Peut-être y a t’il un certain nombre de choses que vous faites régulièrement et qui ne sont pas forcement urgentes. Peut-être y a t’il des taches que vous pourriez faire tous les 2 ou 3 jours, plutôt que les faire tous les jours. Ce n’est pas toujours évident mais, parfois, se pencher sérieusement sur la question permet de repérer des activités ou des taches qui, après réflexion, sont loin d’être importantes.

3 –Organisation personnelle et « To do -list »

L’ autoefficacité passe, parfois, par les outils d organisation les plus évidents. Et la « To do list » ou « liste de tâches » est l’un de ses outils. Le principe est excessivement basique : avant de commencer à travailler vous faites une liste, comme pour les commissions, des actions, tâches et activités que vous devez réaliser. Rien de bien compliqué donc et pourtant cette astuces et rudement efficace. En effet, elle vous évite de passer trop de temps à « chercher quoi faire ». Faire sa liste permet de réfléchir en une fois à ce que l’on doit faire. Et si, en cours de travail, des choses s’ajoutent et bien il suffit de les rajouter sur cette même liste ! CQFD.

4- Réduire la liste de tâches

Le problème avec la « to do list » c’est qu’on risque de se retrouver avec cinquante taches à accomplir et de se sentir débordé par l’ampleur du travail. Pas de panique ! Qui vous oblige à faire TOUS ce qui est inscrit en une seule cession ? Donnez-vous des objectifs plus restreints, par exemple cinq actions à accomplir chaque jour. Si l’une d’entre elle vous prend un peu plus longtemps que prévu, pour la suivante choisissez en une plus courte ! Si cinq est encore trop… passez à quatre par jour. Et si vous les effectuez en très peu de temps, ajoutez en une sixième. Dans « organisation personnelle », il y a « personnelle ». Ne l’oubliez pas ! Donc adaptez toujours afin de ressentir un sentiment d’efficacité personnelle et être satisfait de votre travail. Si au final vous n’avez rayé que deux actions de votre liste… et bien cela fait deux tâches en moins à accomplir. Donc réjouissez-vous car, même dans ce cas là, vous avez avancé sur ce que vous vouliez faire !

5 – Donner une importance aux tâches

Pour accroitre votre efficacité, il est possible de donner une importance aux tâches. En d’autres termes il y a les urgentes à faire le jour même, celles qui possèdent des « dead-line », c’est à dire une échéance ou une date butoir, puis il y a… les autres. Vous pouvez, de cette façon, vous faire des listes différentes en fonction de l’urgence de qui doit être accomplie. Éliminez toujours les plus urgentes et celles qui ont des dates limites. Ainsi vous serez plus serein pour réaliser les autres. Une bonne organisation personnelle passe par une gestion efficace de ses priorités.

6 – Prioriser les tâches les plus courtes

Si votre liste d’actions à accomplir est d’une taille conséquente, une sentiment de malaise ou de trop plein peut se faire ressentir. En effet, avoir une page entière d’actions à faire, de problèmes à traiter ou de tâches à réaliser peut rapidement créer un effet de saturation. Or se sentir débordé nous amène souvent… à ne rien faire. Dans ce cas, la priorité est de réduire au maximum cette liste. Un moyen très simple est alors de s’occuper de toutes les obligations qui nous prendrons moins de dix minutes à réaliser. Une fois ces tâches repérées, le mieux est alors de commencer par celle qui nous semble les plus courtes à faire. Ainsi, d’une part vous diminuez drastiquement votre liste, d’autre part accomplir plusieurs actions prenant toute peu de temps vous mettra dans une énergie d’actions. Il ne reste plus qu’à en profiter pour passer à un objectif prenant un peu plus de temps…

7 – Qui se ressemble, s’assemble

Pour être rapide et efficace mieux vaut avoir une bonne méthode d’organisation personnelle. Et une autre tactique simple à mettre en place et de rassembler toutes les actions qui se ressemblent. Par exemple, plusieurs tâches différentes demandent d’envoyer ou de répondre à des mails ? Alors faites-vous un session complète « mails ». Vous devez faire vos comptes, suivre votre épargne et vérifiez certaines factures… rassemblez tout ça en une séance « finances ». Même si vous passez d’un sujet à un autre au cours de ces phases de travail, au final vous bouclerez beaucoup plus de choses.

8 – Comment organiser son travail professionnel ?

Dans le domaine privé ou au travail, l’organisation personnelle demande souvent une bonne dose de concentration. Des études montres qu’aujourd’hui, dans le monde du travail on est interrompue dans ce que l’on fait en moyenne toutes les 12 minutes ! Or, à chaque interruption, il faudra plusieurs minutes à votre cerveau pour se recentrer sur ce que vous étiez en train de faire, avant l’interruption. Pour éviter ça, si cela est possible pour vous, prévoyez un laps de temps pour toutes les actions à faire qui ne demandent pas de communications. Créez-vous votre bulle, fermez la porte de votre bureau, éteignez votre portable, décrochez le téléphone ou même placez un panneau « Ne pas déranger » s’il le faut, mais faites en sortes qu’on ne puisse pas vous interrompre. Et si quelqu’un le fait quand même, expliquez poliment mais fermement que vous êtes déjà sur quelque chose de très urgent et que vous ne pouvez donc pas répondre à la sollicitation de la personne. Je peux vous assurer qu’au début, les gens sont étonnés par ce type de réaction, mais très rapidement ils s’y font. De toute façon vos résultats s’en ressentirons de façon très positive, alors essayez !

9 – Détachez-vous de l’appel technologique !

Corollaire du principe précédent, ne vous laissez pas distraire par la technologie. Il est très facile de perdre le fil de ce qu’on fait parce que son smartphone vient de biper ! On lit le message, on répond, puis un autre message arrive… au final on à perdu 10 à 30 minutes de son propre temps. C’est la même chose avec les réseaux sociaux ou, de façon général Internet. Et il ne s’agit pas de se couper totalement des ces systèmes mais juste de le faire pendant les phases de travail. De toute façon, soyons honnête : si vous répondez à un coup de fil personnelle alors que vous êtes en train de travailler, c’est seulement pour vous détourner de quelque chose qui ne vous passionne pas. C’est tout. Et inutile de se cacher derrière le « c’est peut être important, il faut que je réponde », combien de message, appel ou autre sont vraiment, vraiment important ? Alors éteigniez la source de votre distraction et concentrez-vous sur ce que vous avez à faire !

10 – STOP, c’est la pause !

Nous avons vue, en première partie de cette article que l’un des éléments qui peut vous faire perdre du temps est le principe du rendement décroissant. A trop travailler, on obtient des résultats contre-productif. Alors prévoyez-vous des temps de pause de 5 ou 10 minutes avant de reprendre le travail. Mais ATTENTION pour optimiser votre productivité au travail, faite une VRAIE pause. Donc pas de smartphone, pas de passage sur Facebook ou sur Youtube. Non, lisez un livre, allez marcher ou passez discuter avec vos collègues à la machine à café (mais ne parlez pas boulot dans ce cas), en tout cas déconnectez, ou du moins essayez de déconnecter ; complètement de votre travail. Vous pourrez reprendre ensuite avec un regain d’énergie.

Ah, et surtout « timez » vos pauses. 5 à 10 minutes maximum après 45 minutes ou 1 heure de travail. Et puis, si vous pensez que votre employeur peut vous faire des remarques… prenez un dossier avec vous. Après tout, légalement rien ne vous empêche de travailler devant une machine à café, non !

11- Un outil de gestion du temps gratuit

Pour optimiser votre organisation personnelle, rien ne vaut la méthode « Pomodoro » ! Qu’est ce que c’est ? C’est simplement une technique de gestion du temps basé sur l’utilisation d’un minuteur. En fait, vous allez enchainer de courtes période de travail de 25 minutes (baptisées « pomodori » qui signifie « tomates » en italien !) entrecoupées de pauses de 5 minutes. Et tous les quatre pomodori vous faites une pause un peu plus longue de 15 à 20 minutes.

De ce fait vous pouvez utiliser ce système de deux manières différentes :

– soit vous effectuez une tâche complète dans la limite de ses 25 minutes, vous prenez une pause puis vous enchainez sur une autre tâche.

– Soit vous travaillez sur un tâche qui nécessite plus de temps et vous enchainez les « pomodori » jusqu’à ce que celle-ci soit terminée, ou arrive sur une étape qui vous bloque.

Et si vous cherchez un minuteur spécial pomodoro, personnellement j’utilise « Tomato Timer ». C’est un outil simple et GRATUIT.

12 – Organiser ses tâches au travail : l’emploi du temps

Le meilleur système de planification existant, l’outil d’organisation personnelle le plus efficace et le plus simple à mettre en œuvre reste l’emploi du temps, car, oui, organisation et planification vont de paires.

Mais attention, oubliez la version scolaire avec un découpage heure par heure. Non, optez plutôt pour des grands ensembles liés à des types de taches. Par exemple : répondre aux mails, passez les coups de fils, s’occuper de toutes les actions qui demandent de la communication avec d’autres personnes. Ou encore, faites vous un « module temporelle » correspondant à tous ce qui est urgent, à faire rapidement, etc.

Vous pouvez ainsi vous créer des « blocs d’activités », répondant aux critères déjà énoncés, que vous pourrez éventuellement moduler, passant ainsi de l’un à l’autre au cours de la journée. De plus chaque jour, prenez un temps pour préparer votre emploi du temps du lendemain. Vous ne perdrez ainsi pas un seul moment à vous demander par quoi vous allez commencer. Vous gagnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez utiliser… ailleurs.

Se faire un emploi du temps offre de nombreux avantages en matière d’organisation. De plus, il permet de vous créer une sorte de routine, qui deviendra de plus en plus efficiente au fil de son application, et qui rassurera votre cerveau. En effet, ce dernier à peur du changement, alors autant lui faciliter le travail. Cependant, apprenez à être malléable et ne vous en voulez pas si, un jour, vous ne suivez pas votre plan à la lettre.

13 – Ne soyez pas trop perfectionniste

Connaissez-vous le principe de Pareto ou loi des 80-20 ? Ce phénomène, constaté de façon empirique, considère que 80 % des effets sont produit par seulement 20 % des causes. Même si ce principe est critiquable, il peut être appliqué, dans le cadre d’une organisation personnelle, à son propre bénéfice car vous pouvez considérer que20 % de votre travail fournira 80 % des résultats. En d’autres termes… ne soyez pas trop perfectionniste.

En effet, il n’est pas forcement utile de peaufiner jusqu’a l’excès ce que vous faites ou de tenter d’avoir un résultat parfait car vous y passeriez 80 % de temps en trop… donc vous perdrez du temps ! Comment appliquer concrètement ce principe ? En le couplant avec celui de l’emploi du temps et / ou de la méthode Pomodoro. Lorsque vous avez un travail à accomplir, donner vous un laps de temps précis pour la réaliser et… tenez-vous en à ce temps. Cela vous obligera à vous concentrer sur l’essentiel et à éliminer le superflu.

Bien sur au départ, se sera un peu difficile car vous aurez du mal à évaluer le temps nécessaire pour ce que vous avez à faire. Mais avec un peu d’habitude, minuter sa tâche devient relativement facile et permet donc de gagner un temps fou.

14 – Régularité et constance

Si vous désirez réaliser des projets personnel, en plus de votre travail « obligatoire » et salarié, mieux vaut miser sur la régularité et la persévérance que sur le gros effort concentré. Faire, ne serait-ce, qu’un peu chaque jour vous permet d’avancer régulièrement sur vos projets. De plus, cela crée, à la longue, une habitude. Et l’habitude est parfois une force que vous pouvez utiliser. Mieux vaut travailler 20 minutes chaque jour plutôt que 2 heures d’un coup un samedi ! Vos résultats seront, certes, plus diluées mais ils seront réguliers.

15 –Récompensez-vous

A chaque fois que vous réussissez quelque chose, que vous passez un cap sur un de vos projets, que vous finissez une tâche qui vous à pris beaucoup d’anergie, récompensez-vous ! Le fait même de simplement se féliciter vous permettra de prendre conscience de ce que vous avez réalisée, du travail et de l’effort fournit et donc d’avoir un moteur de motivation plus fort pour les étapes suivantes. Et puis un simple incentive est un très bon remède contre la procrastination.

Comment mettre en place son organisation personnelle

N’essayez pas de suivre tous les conseils décrit ici d’un seul coup. Vous n’y arriverez pas. Pour mettre en place son propre système d’organisation du temps, il faut aussi le rationaliser et l’organiser. Commencez par mettre en place un principe, celui qui vous semblera le plus simple, puis, lorsqu’il sera bien ancré en vous ajoutez en un second. Certains seront plus facile à concrétiser, d’autres vous seront moins utile… dans tous les cas adaptez jusqu’à obtenir votre propre organisation.

Et n’hésitez pas à partager, dans les commentaires, les idées et les principes que vous appliquez personnellement. Ils peuvent servir à d’autres !

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