Vous avez décidé de tenir votre budget et de faire vos comptes régulièrement ? Très bien. Mais vous ne savez pas quels documents conserver et quels autres jeter ? 1,2,3… Richesse vous donne la réponse sous la forme d’une infographie. Classons ensemble tous les papiers pour faire ses comptes …
LES DOCUMENTS À AVOIR (et à conserver)
POUR FAIRE SES COMPTES
Ah ! Les papiers… la paperasse. Ils s’accumulent de mois en mois, d’année en année. Parfois on ne sais même pas pourquoi. Certains sont utiles et d’autres pas. Sans compter les obligations légales de conservation pour tel ou tel document. Et puis parfois, l’un d’entre eux nous est finalement utile ! Et justement, qu’en est-il lorsqu’on décide de mieux gérer son argent et de faire ses comptes régulièrement ? Alors, aujourd’hui, faisons la liste des papiers pour faire ses comptes indispensables. Au travers de cette infographie nous verrons les documents nécessaires dans les quatre grands types de gestion de budget possible :
– établir un état des lieux financier ;
– calculer votre budget utilisable ;
– faire vos comptes au quotidien ;
– mettre en place une compta poste par poste.
En prime, vous saurez également pendant combien de temps il faut garder ces papiers et documents. Que demander de plus ?
1 – L’état des lieux financier
L’état des lieux financiers est LA base à établir lorsqu’on cherche à améliorer sa situation financière. Que ce soit pour se débarrasser de ses dettes, rembourser un crédit, ou chercher à atteindre l’indépendance financière, il représente les fondations de votre budget. Il ne s’agit ni plus, ni moins que de faire un bilan financier de ce qui rentre et de ce qui sort de façon régulière. Ce bilan vous permettra de savoir de façon précise si vous êtes à l’équilibre, si vous gagnez plus que ce que vous dépensez ou… à l’inverse, si vous dépensez plus que ce que vous gagnez. Pour l’établir de façon très simple, je vous renvoie à l’article qui lui est consacré : L’état des lieux financier.
Dans la liste des « papiers pour faire ses comptes » on va ici trouver les documents de type « contrat de service » et, éventuellement, les factures qui leurs sont liés. A chaque fois vous trouverez le type de document, suivi du temps pendant lequel on doit les conserver.
Pour les entrées d’argent
Bulletin de salaire : jusqu’à la retraite.
Échéance d’allocation chômage : 3 ans.
Document de pension retraite : toute la vie.
Prestation familiale : 3 ans.
Quittance des loyers que vous percevez : 5 ans à compter de la fin de la location.
Pour les sorties d’argent
Contrat de location immobilier : 3 ans après le départ du logement.
Quittance de loyer : 5 ans.
Facture EDF-GDF : 5 ans.
Facture d’eau : 4 ans pour un prestataire public. 2 ans pour un prestataire privé.
Facture Internet : 1 an.
Facture de téléphone : 1 an.
Police d’assurance : 10 ans après la fin du contrat.
Frais bancaire : (sur le relevé de compte) 5 ans.
Crédit / Prêt à la consommation / Prêt immobilier : 2 ans après le remboursement de la dernière échéance.
2 – Le budget utilisable
Établir son budget utilisable (ou son budget opérationnel) est simple. Prenez les entrées de votre état des lieux financier, puis soustrayez à ce montant les sorties -ou dépenses régulières fixes -. La différence est la somme mensuelle utilisable pour le quotidien, les loisirs, etc. Une série d’articles a déjà été consacré à ce système. N’hésitez pas à les consulter en commençant par « Des finances saines avec un outil simple » puis son corollaire « Comment faire ses comptes et son budget facilement et gagner de l’argent ».
Les papiers pour faire ses comptes doivent permettre de vérifier si le budget utilisable n’est pas régulièrement dépassé. C’est donc l’ensemble des tickets de caisse et factures d’achat qu’il va falloir rassembler sur un, trois ou six mois en fonction des variations que vous pensez avoir sur vos dépenses. Faites la somme pour chaque mois. Puis comparez là avec votre budget utilisable. Si le résultat reste en dessous, très bien, vous avez donc des finances saines ! Si ça dépasse régulièrement, il va y avoir des progrès à faire !
Vous pouvez vous débarrasser de tous les tickets de caisse… une fois qu’ils ont été encaissés, bien sur !
3 – Faire ses comptes au quotidien
La gestion de budget « au jour le jour » est l’aspect sur lequel il est le plus important d’avoir les bons papiers pour faire ses comptes. Il s’agit, alors, de gérer sa comptabilité au quotidien ou plutôt dépense par dépense. En effet, cette gestion régulière vous permettra, à terme, de ne pas dépasser votre budget utilisable et ainsi économiser de l’argent. J’ai déjà abordé une méthode simple pour tenir sa compta dans « Comment faire ses comptes et gérer son budget » . N’hésitez pas à aller la voir si vous n’utilisez pas déjà le système décrit.
Ici, nous allons retrouver, bien évidemment les tickets de caisse, factures d’achat mais aussi les reçus de carte bleue et autres talons de chéquier… Bref, tous les éléments lorsque vous réglez un achat. A cela, s’ajoutent les documents concernant les entrées d’argent occasionnelles comme les dépôts de chèque ainsi que les virements bancaire. Enfin, ceux qui ne sont pas déjà inclut dans votre état des lieux financier.
L’ensemble de ces éléments sera ensuite comparé avec le relevé de comptes afin de savoir ce qui a été débité ou pas.
Les papiers à conserver
Relevé de comptes : 5 ans
Bordereau de versement : 5 ans.
Talon de chéquier : 5 ans.
Contravention : Oui, ça fait partie du budget ! 2 ans
Facture d’objets de valeur : tant que vous possédez l’objet.
Tickets de carte bleue / tickets de caisse : Les tickets de carte bancaire peuvent être jetés une fois que vous avez vérifié que la somme débitée sur votre compte correspond bien au montant qui y figure.
4 – Comptabilité poste par poste
Il s’agit, ici, d’une gestion du budget personnel un peu plus précise. Elle demande beaucoup plus de papiers pour faire ses comptes mais si vous souhaitez savoir ce que vous dépensez secteur par secteur, c’est l’outil qu’il vous faut. En fait, cette comptabilité analytique est juste une version plus élaborée du système du budget opérationnel. Ce dernier va être, simplement, découpé en secteurs de dépenses mensuelles ayant chacun leur propre budget utilisable. Un bon moyen de contrôler plus précisément ses dépenses et gérer sa consommation globale.
Les papiers à conserver
Au niveau des documents à garder, on va trouver un mixe entre le budget opérationnel et la compatibilité régulière. Il vous faudra donc, comme pour le budget utilisable, conserver vos différentes factures sur plusieurs mois. Vous pourrez ainsi établir la part réelle de chacun des postes.
Ensuite ; à vous d’élaborer des postes en fonction de ce qui vous convient le mieux. Ca peut être très simple comme « Dépenses nécessaires » (alimentation, vêtements de base, carburant…) et « Dépenses accessoires » (Loisirs, sortie, achat coup de coeur, etc). Mais vous pouvez opter également pour une segmentation plus précise avec des postes comme :
– Alimentation.
– Vêtements.
– Voiture.
– Loisirs.
– etc…
A vous de voir.
5 – Le cas particulier des frais réels
Même s’il ne s’agit pas d’une véritable comptabilité, les documents qui lui sont liés sont dans la même catégorie que les autres systèmes. Alors autant intégrer ici la listes des papiers pour faire ses comptes de frais réels. Pour rappel, les frais réels ou frais professionnels représentent toutes les dépenses réalisées dans le cadre de sa profession. Ils permettent d’avoir un abattement – plus important que les 10 % pratiqués par l’administration – sur le montant de vos impôts. A condition, bien sur, que ces frais soient réellement engagés et sous couvert des bons justificatifs.
Les documents à conserver sont donc tous les justificatifs de déplacements (ticket d’autoroute, de parking…), d’achat de matériel ou d’accessoire (Facture), de repas ou autre liés à votre activité professionnelle. L’administration fiscale peut remonter jusqu’à 3 années en arrière… ou 7 ans lorsque les obligations légales (notamment de déclaration) n’ont pas été remplies… En fonction de ce que vous faites (et à vos risques et périls), à vous de voir combien de temps vous conservez vos documents !
Et pour les autres papiers ?
Pour les quatre grands systèmes de gestion de budget vous saurez enfin quels sont les papiers pour faire ses comptes qui sont utiles et combien de temps durera leur archivage. Un bon moyen de faire le tri dans toute cette paperasse…
Mais que faire des autres documents administratifs qui remplissent nos tiroirs ? Si vous désirez faire un gros ménage sur l’ensemble de vos papiers, voici deux sites qui se complètent l’un l’autre :
En attendant : Bon tri !
